در اینجا چند ویژگی قابل فهم سیستم BPMS مناسب را که برای سازمان وجود دارند و باید ارزیابی شوند را مرور می کنیم:
- مدلسازی: می توانید مدلی را برای تعیین اهداف و فرایندهای تجاری خود ایجاد کنید.
- ارزیابی: می توانید فرایندهای خود را ارزیابی، ارزش گذاری، و بهینه سازی کنید.
- کنترل: می توانید فرایندهای خود را در زمان-واقعی کنترل کنید و عملکرد را پیگیری کنید.
- پیگیری و سنجش: می توانید ضمن بهتر کردن کیفیت تحویل خدمات به مشتریان، شاخص های عملکرد اصلی (KPIs) از قبیل مدت چرخه، زمان انتظار، و هزینه در هر واحد را پیگیری کنید و بسنجید.
- مدیریت گردش کار داخلی: از BPMS برای مدیریت گردش کار داخلی استفاده کنید و مراحل تایید یا گیت های تاییدی را طی کنید که افراد خاص درون سازمان را مجاز می سازند که درخواست ها در مورد تغییرات را قبل از اینکه در سیستم های تولید اجرا شوند یا در سرورهای زنده منتشر شوند، تایید یا رد کنند.
شرکت شما نباید بتواند از BPMS برای هماهنگ ساختن نقش های متعدد و واحدهای تجاری در محدوده سازمان شما استفاده کند.
در نظر گرفتن نوع ارتباطی که بین واحدهای تجاری شما وجود خواهد داشت و نحوه کمک BPMS به تسهیل آن ضرورت دارد. انواع ارتباط زیر، نمونه های خوبی در مورد نحوه تفکر شما راجع به این موضوع می باشند:
- ارتباط بین کارمندان در واحدهای تجاری مختلف. BPMS به شما امکان می دهد که داده ها را در سرتاسر بخش ها به اشتراک بگذارید به طوریکه همه بتوانند به تمام اطلاعات ضروری که برای به پایان رساندن وظایف خود به آنها نیاز دارند دسترسی پیدا کنند. همچنین دسترس پذیری کارمندانی را که به طور مستقیم با هم کار نمی کنند اما می بایست به داده ها و فایل های یکدیگر دسترسی داشته باشند زیرا هر دوی آنها راجع به پروژه ها یا وظایفی از این دست کار می کنند، آسان می سازد. هدف آنست که زمانیکه شخصی به چیزی نیاز دارد که دربخش یا حوزه ای دیگر در محدوده شرکت وجود دارد، سردرگمی و اشتباهات کمتری داشته باشد.
- ارتباط بین نقش های مختلف در محدوده یک بخش یا حوزه مسئولیت پذیری (مثلا فروش، HR). در صورتیکه کارمندان بتوانند بدون فیلتر کردن اولیه ایده ها از سوی مدیریت، ایده ها را به اشتراک بگذارند، BPMS می تواند به عنوان شبکه اجتماعی داخلی به کار برده شود – پیشرفتی مهم درباره روش های سنتی از قبیل ایمیل کردن ضمیمه ها در تمام مدت روز!
BPMS باید همکاری بین کارمندان و سهامداران را امکان پذیر سازد
این مورد در صورتی کمک کننده است که سیستم BPMS را ارزیابی کنید تا تضمین کنید که امکان همکاری بین کارمندان و سهامداران را فراهم می کند. همکاری جزء ضروری هر مجموعه از مدیریت فرایند تجاری است زیرا اجرای کار گروهی در جهت هدف یا مقصدی مشترک می باشد. احتمالا می خواهید در جایگاه ها و موقعیت های مختلف در سرتاسر فعالیت های سازمان خود همکاری داشته باشید، بنابراین دانستن این مطلب که آیا نرم افزار شما می تواند با این نیازها مطابقت داشته باشد حیاتی است.
انواع همکاری که ممکن است ضرورت داشته باشند بر مبنای نوع فرایندهایی که می بایست در شرکت خود اجرا کنید تغییر می کنند، اما چند نمونه عبارتند از:
- کارمندان داخلی که راجع به پروژه های مشترک (مثلا توسعه محصول) کار می کنند
- تامین کنندگان بیرونی که تحویل ها را بر مبنای شرط های توافقی انجام می دهند (مثلا کارخانه تولید که محموله ها را از تامین کننده تدارکات دریافت می کند)
مجموعه ای خوب از مدیریت فرایند تجاری می تواند به سرعت با نیازهای متغیر شرکت شما تطبیق پیدا کند
مجموعه ای خوب از مدیریت فرایند تجاری می بایست تغییر پذیر و قابل ارتقا باشد. می بایست چارچوبی ارائه دهد که امکان تغییر ضروری نرم افزارها را برای شما فراهم کند، خواه برنامه های کاربردی بیشتری اضافه شوند یا سایر برنامه های کاربردی حذف شوند. گاهی اوقات، تصمیم درست اینست که سیستمی کاملا جدید انتخاب کنیم؛ در سایر مواقع، بهتر است به آنچه که داریم ادامه دهیم و در عوض در مقیاسی کوچک تغییر ایجاد کنیم.
همچنین یک BPMS می خواهید که از روش های فرایند تجاری مختلف حمایت کند – و یک BPMS می خواهد که از هر روشی که در آینده انتخاب می کنید حمایت کند – بنابراین نمی بایست در آینده در مورد سرمایه گذاری در سیستم های متعدد نگران باشید.
BPMS باید در شناسایی مراحلی از فرایندهای تجاری که بیش از اندازه طولانی هستند و نیز در ایجاد اصلاحات ضروری به شما کمک کند
- شناسایی تنگناها. سیستم BPMS باید در شناسایی مراحلی از فرایندهای تجاری که بیش از اندازه طولانی هستند و نیز در ایجاد اصلاحات ضروری به شما کمک کند.
- تعیین مشکل قبل از شروع راه حل. با شناسایی حوزه های مشکل در فرایندهای خود، می توانید به تدریج بر حل آنها با کمک ابزارهای نرم افزار مناسب و انجام تغییراتی که آنها را موثرتر خواهند ساخت متمرکز شوید.
BPMS باید از راه حل های متغیر حمایت کند
راه حل های متغیر به شما امکان می دهند که به سرعت با BPMS خود تعامل داشته باشید، که این کار امکان دسترسی به تمام فرایندهای تجاری مدیریت شده از سوی مجموعه را به شما می دهد. این بدان معناست که بدست آوردن اطلاعات مورد نیاز راجع به انجام بهتر کارها برای کارمندان آسان است، که بجای اینکه بر نگرانی در مورد اینکه چگونه می خواهیم کار ضروری را پیدا کنیم متمرکز باشد بر انجام کارها متمرکز می شود.
بعضی از مزایای راه حل های متغیر عبارتند از:
- یادگیری و بکارگیری آنها ساده است. زمانیکه کارکنان می توانند از هر جایی در جهان و در هر زمانی از روز یا شب به آنها دسترسی داشته باشند، در درک نحوه عملکرد مقوله ها مشکل نخواهند داشت. این مورد، امکان ایجاد کسب و کارهای بزرگ و نیز کوچک را فراهم می کند!
- آنها سطوح رضایت کارمند را در سرتاسر تمام بخش های سازمان شما افزایش می دهند. به عنوان مثال، کادر پشتیبانی از جمله خود من تعامل مستقیم با مشتریان ندارد. با وجود این در صورت لزوم مشتریان در طول موقعیت های خاصی که در آنها ممکن است یک شخص فورا به اطلاعات نیاز داشته باشد بدون اینکه تجربه ای مستقیم داشته باشد، که دقیقا نتیجه کار تمام وقت او در طول فصل پرکار است که به برگزاری جلسات مکرر در سرتاسر روز می انجامد – که به علت مهارت های ضعیف باعث تاخیر در حضور در جلسات می شود – از طریق iPads ما به ما دسترسی پیدا می کنند.
اطمینان حاصل کنید که رابط کاربر شهودی است بنابراین کارمندان شما می توانند به آسانی و به سرعت با آن تطبیق پیدا کنند
یکی از حیاتی ترین عوامل در انتخاب BPMS مناسب، رابط کاربر می باشد. می خواهید اطمینان حاصل کنید که آن شهودی است بنابراین کارمندان شما می توانند به آسانی و به سرعت با آن تطبیق پیدا کنند.
همچنین در نظر داشتن این مسئله که چگونه کارمندان شما از سیستم استفاده خواهند کرد و چه انتظاری از آن دارند مهم است. اگر با نوع خاصی از نرم افزار آشنا نباشند، هنگام شروع استفاده از آن ممکن نیست بدانند که در حال انجام چه کاری هستند. این مورد باعث می شود که بجای اجرای کار به شیوه ای کارامد، زمان بیشتری صرف درک نحوه عملکرد مقوله ها شود.
BPMS خوب به شرکت ها کمک می کند که کارایی را افزایش دهند، هزینه ها را کاهش دهند، شفافیت را بیشتر کنند، با انتظارات بالاتر مصرف کنندگان از خدمات همگام باشند
- BPMS خوب به سازمان ها در افزایش دادن کارایی کمک می کند. می تواند زمان و هزینه های اختصاص داده شده برای مدیریت فرایندهای تجاری را کاهش دهد.
- BPMS به خوبی طراحی شده به شرکت ها در کاهش دادن هزینه ها کمک می کند. خودکارسازی باعث حذف وظایف دستی تکراری می شود و امکان حل و فصل سریعتر مشکل را فراهم می کند.
- BPMS خوب به شرکت ها کمک می کند که راجع به فعالیت های خود که در جهت برآوردن انتظارات مشتریان از تحویل بهتر خدمات، افزایش بهره وری، و رضایت کارمند انجام می گیرند، شفافیت را افزایش دهند.
با این موج جدید از راه حل های BPMS، فرصت بزرگی وجود دارد که شما دست کم گزینه های معدودی برای برآوردن نیازهای خود داشته باشید. ارزیابی آنها بر مبنای معیارهای شما و ارزیابی این مسئله که آیا آنها نیاز پروژه را برآورده می کنند یا نه بر عهده شما خواهد بود.
با وجود این، مهم است دریابیم که یک راه حل BPMS درست یا بهترین راه حل BPMS اغلب فردی شده است و مختص به هر موقعیت می باشد؛ متغیرهای بسیار زیادی در هر صنعت یا شرکت برای انتخاب یک چیز وجود دارند. تعداد و ماهیت تراکنش های شما و فرایندهای سازمانی شما احتمالا تعیین خواهند کرد که کدام راه حل نرم افزار برای شما بهتر است.
