هنگام انتخاب ابزار مناسب برای سازمان خود، این انواع برجسته را در نظر داشته باشید:
- BPMS واحد تجاری: راه حلی پیش فرض که معمولا از سوی سازمان های بزرگ که از فرایندها و الزامات تجاری پیچیده در سطح واحد تجاری برخوردارند به کار برده می شود. این راه حل از درجه بالایی از تغییر پذیری و بومی سازی برخوردار است و برای اجرا و نگهداری به زمان و تلاش بیشتری نیاز دارد.
- BPMS متن باز: جایگزین متن باز برای محصولات بازرگانی، که در صورتی می تواند هزینه ای کمتر از نصف داشته باشد که بجای اینکه هزینه های اشتراک سالیانه یا ماهیانه صدور مجوز برای هر کاربر را بپردازید، آن را بی درنگ خریداری کنید. راه حل های متن باز اغلب قابلیت تنظیم بیشتری نسبت به همتاهای بازرگانی خود دارند زیرا بجای اینکه از اجزای پیش ساخته از جمله اجزایی که در پلت فورم های نرم افزار اختصاصی به کار برده می شوند بدست آیند، از ابتدا ساخته می شوند.
چرا BPMS جدید ممکن است سودمند باشد
مزایای BPMS عبارتند از:
کارایی افزایش یافته. BPMS می تواند به شما کمک کند که فرایندهای خود را به شیوه کارامدتر مدیریت کنید و درک و اجرای آنها را ساده تر می سازد.
هزینه های کاهش یافته. با اجرای BPMS، می توانید مقدار زمانی را که کارمندان شما صرف مدیریت فرایند تجاری می کنند کاهش دهید، که به صرفه جویی های کلی در هزینه به بار آمده برای سازمان منجر خواهد شد. این بدان خاطر است که مدیریت فرایند خودکار شده کم هزینه تر از فرایند دستی است (و اگر از خودکار سازی به واسطه هوش مصنوعی استفاده می کنید، همچنین حتی ارزانتر است).
سودآوری افزایش یافته. اگر، در نتیجه ارتباط ضعیف با مشتری یا فعالیت های ناکارامد، شرکت شما در حال حاضر حاشیه های سود پایینی دارد، اجرای BPMS می تواند صرفا چیزی باشد که بدان نیاز دارد تا از طریق کارایی بیشتر شده و هزینه های عملیاتی پایینتر – بدون فدا کردن کیفیت –سودهای بالاتری بدست آورد!
ویژگی های ضروری که راه حل های BPMS آنها را ارائه می دهند
- خودکارسازی گردش کار. این توانایی BPMS برای خودکار کردن گردش های کار و فرایندهاست، که می تواند شامل وظایفی از قبیل تایید گزارشات هزینه یا زمانبندی جلسات شود.
- مدیریت فرایند. پلت فورم BPMS باید به شما کمک کند که فرایندهای تجاری خود را مدیریت کنید، از جمله اینکه آنها را تعیین کنید و پیشرفت آنها را پیگیری کنید.
پنجره های فرمان. پنجره های فرمان، نمودهای بصری داده ها می باشند که با یک نگاه، دسترسی به اطلاعات اساسی راجع به نحوه عملکرد کسب و کارها در زمان واقعی (یا نزدیک به آن) را برای کاربرها فراهم می کنند.
- ابزارهای واکاوش. شما می خواهید که ابزارهای واکاوش درون BPMS شما ساخته شوند تا داده های سرتاسر سازمان شما را در یک مکان مرکزی ردیابی کنند – و از این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات در مورد راهبردهای حیاتی راجع به پیشروی و اصلاح فعالیت های جاری در کل استفاده می کنید!
- قابلیت های تلفیق با سایر سیستم ها از جمله پلت فورم های HRIS/ HRM، مجموعه های نرم افزار CRM، و پلت فورم های ERP.
سایر ویژگی هایی که ممکن است از BPMS خود بخواهید
اگر به BPMS از طبقه واحد تجاری علاقه مند هستید، اینجا چند ویژگی دیگر وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند:
رابط کاربری: رابط کاربری، نحوه تعامل کاربرها با سیستم است. سیستم ها معمولا یک UI وب-محور یا غنی از مراجع (برای دسکتاپ ها) دارند.
مدیریت داده ها. این بخش به کاربرها امکان می دهد که عناصر داده هایی را که در سرتاسر طول عمر سیستم به کار برده می شوند تعیین و حفظ کنند. همچنین روابط بین ماهیت های داده ها را مدیریت می کند، که می تواند در سیستم های خاص به صورت پیچیده باشد. نمونه ای از این دست، پایگاه داده های CRM است. هر مشتری از تعداد زیادی حساب مربوطه، تماس، غیره برخوردار است. تمام آنها بجای اینکه ماهیت های جداگانه ای باشند که در جایی دیگر مدیریت می شوند، به عنوان جزئی از گزارش اصلی خود درون سیستم CRM تعیین می شوند.
